DMS, Drive, SharePoint... Warum Ihre Dokumente mehr verdienen als nur passiv gespeichert zu werden

Heute verwenden die meisten Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen Tools wie EDM (elektronische Dokumentenverwaltung), Google Drive oder SharePoint, um ihre Dateien zu organisieren. Und tatsächlich funktioniert das auch: Die Dokumente werden sortiert und klassifiziert, wobei einige Tools sogar Funktionen für die Zusammenarbeit bieten.

Aber was passiert eigentlich mit ihnen, nachdem sie gespeichert wurden? Allzu oft liegen sie einfach nur herum.

Sie werden selten konsultiert, sind schwer auffindbar und ihr Wert wird nur selten voll ausgeschöpft. Die Informationen bleiben in Ordnern eingeschlossen, sind auf mehrere Versionen verteilt und lassen sich nur schwer zum richtigen Zeitpunkt abrufen.

Wie wäre es, wenn wir unsere Herangehensweise ändern würden?

Wie wäre es, wenn wir lernen würden, diese Dokumente nicht nur aufzubewahren, sondern auch zu aktivieren?

DMS: ein solides Fundament, aber begrenzte Nutzungsmöglichkeiten

Die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM) ist in vielen Rechtsabteilungen und Kanzleien zu einem zentralen Werkzeug geworden. Sie bietet eine echte Grundlage für die Zusammenarbeit: einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten, gemeinsamer Zugriff auf Informationen, Zentralisierung von Versionen usw.

Theoretisch verspricht dies eine einzige Quelle der Wahrheit für das gesamte Team.

In der Praxis verwandelt sich dies jedoch schnell in einen unordentlichen Dachboden.

Die Dokumente werden manuell abgelegt, man navigiert durch manchmal starre Baumstrukturen, und mit der Zeit stapeln sich die Dokumente. Dies ist das Phänomen der Sedimentation: Die Dateien werden hinzugefügt, die Ebenen überlagern sich, und das Ganze wird schwer lesbar.

Und wenn Sie ein unordentliches Dokumentenmanagementsystem übernehmen, ist das eine echte Dokumentenschuld: Sie verbringen mehr Zeit mit Suchen als mit Vorankommen. Es wird dann zu einem trägen Archivierungsbereich, der zwar zur Aufbewahrung nützlich ist, aber nicht in der Lage ist, das Handeln zu unterstützen.

Es geht nicht mehr nur darum, zu ordnen, sondern diese Basis in einen operativen Hebel zu verwandeln, der juristische Entscheidungen unterstützen, die Recherche vereinfachen und die Arbeit der Teams beschleunigen kann.

Lagern ≠ nutzen: Warum Lagern im Jahr 2025 nicht mehr ausreicht

Heute sind die Informationen zwar vorhanden, aber sie bleiben in Silos eingeschlossen. Verschiedene Formate, Tools, die nicht miteinander kommunizieren: ein enormes Hindernis für Sie als Jurist. Sie sind jedoch nicht Jurist oder Anwalt geworden, um 1000 Akten zu durchforsten.

Denn wenn Sie an einem Projekt arbeiten, müssen Sie in der Praxis eine Datei aus SharePoint herunterladen, sie in ein KI-Tool hochladen, das Ergebnis abrufen und es dann wieder in das Dokumentenmanagementsystem hochladen.

Eine Reihe mechanischer, sich wiederholender Aufgaben, die Ihren Arbeitsrhythmus unterbrechen und keinen Mehrwert bringen.

Und der Rhythmus wird immer schneller: komplexere Entscheidungen, mehr Rechtsstreitigkeiten, Produktivitätsdruck. In diesem Zusammenhang reicht es nicht mehr aus, Informationen „im Kühlschrank“ aufzubewahren, sondern sie müssen in eine sofort nutzbare Ressource umgewandelt werden.

Sie benötigen lebendige, sofort verfügbare Daten, die Ihre Analyse unterstützen und Ihre Entscheidungsfindung beschleunigen.

KI + DMS: Die Vorteile einer intelligenten Aktivierung

DMS-Systeme legen den Grundstein: Sie speichern, organisieren und teilen Ihre Dokumente. Einige bieten sogar zusätzliche Funktionen wie Rechnungsstellung, CRM oder Terminkalender. Kurz gesagt: Sie sind das unverzichtbare Fundament Ihrer Organisation.

Wir bei Doctrine entwickeln juristische KI, die Sie bei jedem Schritt Ihrer Arbeit begleitet: vom Verständnis eines Falles über die Recherche von Informationen bis hin zur Erstellung von Dokumenten.

Und wenn diese beiden Welten aufeinandertreffen, zeigt sich der wahre Wert.

Stellen Sie sich eine KI vor, die direkt mit SharePoint verbunden ist: keine Downloads, keine Uploads, kein lästiges Hin- und Herwechseln mehr, das den Arbeitsrhythmus stört. Informationen werden mit einem Klick weitergeleitet, ohne unnötige Manipulationen oder Sicherheitsrisiken.

Keine Duplikate mehr, kein Unterbrechen Ihres Arbeitsrhythmus mehr. Sie können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, denn die Daten sind endlich einfach, flüssig und nutzbar.

Doctrine + DMS und SharePoint: Rechtsdaten griffbereit

Wir haben es für Sie getan: Doctrine ist jetzt mit SharePoint verbunden.

Konkret bedeutet dies, dass Sie ein Dokument suchen, prüfen oder zusammenfassen können, ohne jemals Ihre Arbeitsumgebung verlassen zu müssen. Kein Hin- und Herwechseln zwischen Tools, kein Kopieren und Einfügen und keine unzähligen geöffneten Tabs mehr.

Und das Beste daran: Sie müssen Ihre Arbeitsgewohnheiten nicht ändern, denn Doctrine lässt sich nahtlos in Ihre Arbeitsumgebung integrieren. Die Informationen bleiben dort, wo sie sind, können aber sofort abgerufen werden.

Dank dieser Integration können Sie Ihr internes Wissen nutzen, ohne dass es zu Reibungsverlusten oder Komplexität kommt. Sie reduzieren unnötige Arbeitsschritte, begrenzen Informationsverluste und erleichtern die Wiederverwendung von Informationen.

Die KI fungiert hier als echter Co-Pilot für Dokumente. Sie liest nur das, was Sie ihr erlauben, und hält sich dabei strikt an Ihre Zugriffsrechte. Durch die Verbindung von Doctrine mit SharePoint steigern Sie Ihre Produktivität, ohne jemals Ihre Rechtssicherheit zu gefährden.

Zusammenfassend

Ihre Dokumente sind eine Goldgrube. Aber wenn sie nur in SharePoint gespeichert sind, können Sie sie nicht voll für Ihre Arbeit nutzen.

Mit der Integration zwischen Doctrine und SharePoint können Sie endlich alle diese Inhalte nutzen und direkt in Ihrer Arbeitsumgebung verwenden.

Mit wenigen Klicks gelangen Sie zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Dokumente, ohne Ihre Tools verlassen zu müssen.

Das ist schneller, praktischer und sicherer.

Möchten Sie loslegen? Fordern Sie Ihre persönliche Demo an.